Zo kies je de meest veilige online conferentietool voor jouw organisatie

Steeds meer mensen ervaren de voordelen van het gebruik van online conferentietools voor hun werk, zoals Skype, Chime of Zoom. Vanwege de COVID-19 pandemie kwam dit logischerwijs in een stroomversnelling. Ondanks de versoepelde maatregelen moeten veel van ons vanuit huis werken en ontmoeten we onze collega’s of klanten vrijwel niet in levende lijve. Naast dat thuiswerken helpt om het coronavirus in te dammen, is het natuurlijk ook beter voor het milieu om in sommige gevallen op afstand met elkaar af te spreken. Bovendien bespaart het je reistijd en -kosten. Ondanks het gemak zitten er een aantal haken en ogen aan het gebruik van virtuele meetings. In dit blog leggen we graag uit welke dat zijn en geven we tips om je collega’s en klanten op een veilige manier online te ontmoeten.

Geplaatst op 25 juni 2020 in Blog.

De meest geschikte conferentietool kiezen

Allereerst is het van belang dat de conferentietool voldoet aan de wetten en afspraken die binnen jouw bedrijf gelden. Zo is het bij sommige organisaties een harde eis dat alle data binnen het bedrijf gehost wordt of dat de data in ieder geval binnen het land of continent blijft. In dit geval is het een beter idee om zelf teleconferentiesoftware te hosten. Houd hierbij in gedachten dat dit een heel andere set aan maatregelen vereist. Daarnaast is het bij de selectie van een conferentietool belangrijk om na te denken over de informatie die je überhaupt wilt delen en welke eisen hiervoor gelden binnen jouw organisatie. Sommige data is noodzakelijk om te delen, zoals je gebruikersnaam of informatie over de verbinding. Maar welke data slaat de tool nog meer op en voor hoe lang? Deelt de tool data met derde partijen? Om hier achter te komen en vervolgens de juiste tool te kiezen, is het verstandig om de ‘privacy agreements’ van de software door te nemen.

Een besloten virtuele vergaderruimte

Je hebt een geschikte conferentietool voor je organisatie gevonden. En nu? Wie krijgt toegang tot de virtuele meeting? Hoe krijgen ze toegang? Je kunt met conferentietools direct in contact staan met één van je collega’s, maar ook met een grotere groep door middel van een virtuele conferentieruimte. Om de virtuele conferentieruimte te betreden heeft iedereen over het algemeen een correcte URL of beveiligingscode nodig. Deze code moet uniek en lang genoeg zijn, zodat hackers ze niet kunnen achterhalen. De conferentietool moet bovendien zodanig geconfigureerd zijn dat hij een (geluids)notificatie geeft wanneer iemand de virtuele ruimte betreedt. Ons advies: stuur iedereen een persoonlijke uitnodiging met een eigen, unieke security code en doe de virtuele conferentieruimte ‘op slot’ zodra iedereen aanwezig en geverifieerd is.

Wie kijkt en luistert mee?

Graag geven we je ook een aantal tips om tijdens de virtuele meeting rekening mee te houden. Zo hebben sommige conferentietools de functionaliteit om meetings op te nemen. Verlies hierbij de privacy van de aanwezigen niet uit het oog. Meld dat je de meeting gaat opnemen en wat je met de opname gaat doen. Daarnaast slaat de software de conferentie op de lokale schijf op of op de servers van de dienstverlener. Zorg er in het laatste geval voor dat je weet hoe je veilig bij de opname komt en dat de software de data na het downloaden weer verwijdert.

Een andere veelgebruikte functionaliteit is ‘screen sharing’, bijvoorbeeld om documenten of presentaties mee door te nemen. Je kunt je voorstellen dat het belangrijk is om je bewust te zijn van de informatie die je via een conferentietool deelt. Heb je bijvoorbeeld nog een document openstaan die je connectie met een bepaald bedrijf laat zien die je niet wereldkundig wilt maken? Of een nieuwe technologie waar niemand vanaf mag weten? Misschien heb je zelfs ergens een wachtwoord zichtbaar op je beeldscherm. Daarom is het verstandig om uitsluitend de applicatie te delen die de informatie bevat die je daadwerkelijk wilt delen, bijvoorbeeld alleen Word of PowerPoint. Wanneer dat niet mogelijk is en je je volledige monitor moet delen, controleer dan eerst wat je allemaal open hebt staan en wat zichtbaar is.

Het topje van de ijsberg

Vanzelfsprekend is er nog veel meer wat je in overweging neemt wanneer je op zoek gaat naar een geschikte conferentietool, maar het is goed om in gedachten te houden dat veiligheid begint met gezond verstand. Een laatste tip van Qbit: begin je zoektocht met de ‘keuzehulp privacy videobellen’ sheet van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je graag meer informatie over de privacy- en informatiebeveiligingsaspecten rondom conferentietools? Onze experts beantwoorden met plezier al je vragen en geven advies hoe jij veilig op afstand met je collega’s en voor je klanten kunt werken. Neem vrijblijvend contact met ons op.

Willem Westerhof

By Willem Westerhof

Hacking & Testing

Heb je vragen over deze blog of onze diensten? E-mail me of bel me op +31 6 51 933 862.

Contact

Wereldwijd groeit de vraag naar cybersecurity. Qbit biedt inzicht en laat zien hoe we als partners kunnen samenwerken.

Contact ons

Newsletter